Papierchaos, Tickets & KI: So haben wir unser Büro digitalisiert

Papierstapel, Zurufe im Flur, verlorene Aufgaben und manuelle Routinen – viele Büros kennen dieses Bild nur zu gut. Beim Büromöbelexperten wurde genau hier angesetzt: Schritt für Schritt wurde das Unternehmen in den letzten Jahren digitalisiert und automatisiert. Das Ziel war klar: effizientere Abläufe, bessere Zusammenarbeit und weniger Reibungsverluste im Alltag. Ich fasse hier die wichtigsten Erkenntnisse und Praxisbeispiele aus dem Podcast zusammen.

Der Ausgangspunkt: Vom Aktenordner zur digitalen Struktur

Papier als größter Bremsklotz

Wie in vielen Unternehmen begann alles mit Papier: Aktenordner im Keller, physische Personalakten, Rechnungen und Verträge, die nur vor Ort verfügbar waren. Spätestens mit dem Wunsch nach Homeoffice wurde klar, dass dieses System an seine Grenzen stößt.

Der erste große Schritt war daher die konsequente Digitalisierung von Dokumenten:

• Alte Unterlagen wurden gesichtet, eingescannt oder entsorgt
• Aufbewahrungspflichten wurden berücksichtigt
• Papierpost wird heute direkt gescannt und anschließend vernichtet

Scannen allein reicht nicht

Ein wichtiger Lernpunkt: Digital heißt nicht automatisch ordentlich.
Neben dem Scannen brauchte es:

• klare Benennungsregeln
• eine saubere Ablagestruktur
• Entscheidungen darüber, was lokal gespeichert wird und was in der Cloud liegt

Digitale Dokumentenablage und Personalverwaltung

Zentrale Ablage statt Sucherei

Dokumente werden heute systematisch abgelegt – entweder lokal oder in spezialisierten Systemen. Besonders sensible Bereiche wie Personalunterlagen liegen in einer digitalen Personalakte (z. B. bei DATEV).

Das bringt klare Vorteile:

• schneller Zugriff auf Dokumente
• ortsunabhängiges Arbeiten
• weniger Rückfragen und Nachdrucke

Digitale Lohnabrechnungen

Auch Lohn- und Gehaltsabrechnungen werden nicht mehr ausgedruckt und verteilt. Mitarbeitende erhalten eine Benachrichtigung und können ihre Unterlagen jederzeit digital abrufen – ein echter Gewinn für alle Beteiligten.

Aufgaben, Tickets und Wissensmanagement

Schluss mit Zurufen und Notizzetteln

Ein zentrales Problem im Büroalltag: Aufgaben gehen verloren.
Die Lösung war die Einführung eines Ticket- und Aufgabenmanagementsystems (z. B. Jira).

Vorteile:

• Aufgaben sind dokumentiert
• Verantwortlichkeiten sind klar
• nichts geht mehr „zwischen Tür und Angel“ verloren

Gerade in Bereichen wie IT oder Webentwicklung ist diese Struktur unverzichtbar.

Internes Wiki statt Wissensinseln

Zusätzlich wurde ein internes Wiki aufgebaut (z. B. mit Confluence):

• Arbeitsanleitungen
• Herstellerinformationen
• Prozessbeschreibungen
• Meeting-Protokolle

So entsteht eine zentrale Wissensbasis, die neue Mitarbeitende entlastet und bestehende Teams effizienter macht.

Digitale Zeiterfassung und moderne Zusammenarbeit

Zeiterfassung vor der Pflicht

Schon lange vor der gesetzlichen Pflicht wurde eine digitale Zeiterfassung eingeführt – aus einem einfachen Grund: Transparenz und Komfort.

Die Vorteile:

• Erfassung per Smartphone, Tablet oder PC
• klare Nachweise
• weniger Diskussionen

Kalender, Räume und Online-Meetings

Digitale Kalender, Raum-Buchungen und Online-Meetings sind heute selbstverständlich – ein wichtiger Baustein für hybrides Arbeiten und standortübergreifende Teams.

Automatisierung und KI im Büroalltag

Wiederkehrende Aufgaben identifizieren

Der wichtigste Grundsatz bei der Automatisierung lautet:

Alles, was sich regelmäßig wiederholt, ist ein Kandidat für Automatisierung.

Ein Beispiel ist die Provisionsabrechnung:

• Daten werden aus dem Warenwirtschaftssystem gezogen
• über Tools wie Power BI aufbereitet
• automatisch Mitarbeitenden zugeordnet

KI als persönlicher Assistent

Künstliche Intelligenz wird gezielt für Routinetätigkeiten eingesetzt, zum Beispiel:

• Erstellung von Produktbeschreibungen aus PDFs, URLs oder Texten
• Zusammenfassungen und Strukturierung von Inhalten
• Aufbereitung von CSV-Dateien aus Zahlungs- oder Abrechnungssystemen

Was früher viel Zeit gekostet hat, erledigt KI heute in Sekunden – mit einer kurzen menschlichen Kontrolle am Ende.

KI-generierte Bilder und Visualisierungen

Auch im Produktmanagement spart KI Zeit:

• 3D-Daten werden in Bilder umgewandelt
• KI erstellt realistische Milieubilder
• Ergebnisse werden direkt für Shop und Marketing genutzt

Datenschutz nicht vergessen

Bei aller Begeisterung für KI gilt:

• keine sensiblen personenbezogenen Daten unbedacht hochladen
• auf DSGVO-konforme Anbieter achten
• ggf. KI-Systeme selbst hosten oder über europäische Anbieter nutzen

Datenschutz bleibt Chefsache – auch bei Automatisierung.

Fazit: Einfach anfangen – Schritt für Schritt

Die wichtigste Erkenntnis aus der Digitalisierung beim Büromöbelexperten:

• nicht alles auf einmal wollen
• mit kleinen, konkreten Problemen starten
• wiederkehrende Aufgaben identifizieren
• passende Tools auswählen

Digitalisierung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess – mit enormem Potenzial für Zeitersparnis, Transparenz und bessere Zusammenarbeit.

Zum Podcast auf YouTube:
https://www.youtube.com/watch?v=QdwBprNhGoY